系統方案包括檔案的入館、定位、借閱、防盜管理、銷毀管理等的。每本檔案黏貼有一張RFID標簽。借閱相關檔案時，管理員首先通過查詢管理系統輸入要借閱的檔案的編號，系統將根據編號提取中心數據庫里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出庫指令，儲位管理系統中的RFID模塊將根據編號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置同時儲位指示燈亮起。同時當檔案室門口的RFID通道門檢測到檔案夾被非法帶離時，立即上報系統并發出報警信息。
系統主要由軟件系統、數據庫系統、超高頻RFID通道門、RFID檔案柜、電子標簽等組成。系統各部分由以太網方式組網。
檔案柜硬件操作說明
一、 觸摸屏操作說明：
1. 打開上位機并啟動軟件；
1. 打開檔案柜電源，待正常開機后按提示點擊確定（該確定為進入聯網模式，若不與上位機聯網操作需點擊取消按鈕進入非聯網模式。）
2. 點擊上位機刷新按鈕即可聯網成功。
注：若聯網失敗，可查看分流器指示燈工作狀態是否常亮或閃爍、觸摸屏控制界面信號區的網絡指示燈是否常亮。
二、檔案柜設置：
點擊主界面按鈕可進入觸摸屏菜單頁（圖 2-1），點擊參數設置即可進入參數設置界面（圖 2-2），在該界面可對檔案柜柜號、檔案柜層數、自動門功能、密碼功能、網絡功能、檔案柜模式進行設定，點擊關閉窗口可返回菜單頁。
三、前臺掃描查詢：
1、 聯網成功后點擊觸摸屏中查詢按鈕進入查詢中狀態；
2、 將檔案盒貼射頻卡位置放于檔案柜桌面查詢區；
3、 查詢區讀卡器檢測到射頻卡后自動讀取并在觸摸屏中顯示該射頻卡內所寫
入編號，點擊觸摸屏編號下方確定按鈕，觸摸屏將自動調取上位機數據庫中該檔
案的在柜信息，并顯示在觸摸屏上。
射頻讀卡器及射頻卡粘貼位置說明
1. 射頻讀卡器主要作用于檔案的快速定位與檔案狀態的登記，如射頻讀卡器掃描已存檔的檔案盒的射頻卡，可在顯示屏顯示該檔案盒的盒號、所在位置信息等。
2. 射頻卡貼卡位置見下圖示例。
門禁管理
在檔案室出入口安裝有超高頻 RFID 通道門，檢測到非法檔案時，發出燈光
報警同時通知平臺。
檔案柜
